Administrativ chef till Samhällsbyggnadsförvaltningen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Vi på samhällsbyggnadsförvaltningen vill göra Köping till en attraktiv, hållbar och klimatsmart kommun. Hos oss arbetar ca 45 medarbetare som har ansvar för kommunens detalj- och översiktsplanering, mark- och exploateringsfrågor, fastighetsfrågor och hamnförvaltning, energirådgivning, bygglov, miljö samt kommunens kart och GIS-verksamhet.

Samhällsbyggnadsförvaltningen söker nu en chef till administrativa enheten där du får ett spännande, utvecklande och variationsrikt arbete i en miljö som ger inblick i frågor som är högst aktuella i samhällsdebatten. I rollen ansvarar du för förvaltningens administrativa enhet och har en arbetsledande funktion för en grupp på fem personer.

Arbetsuppgifter

Som administrativ chef leder du och samordnar de stödfunktioner som ryms inom enheten som består av registratur, arkiv, ärendehantering, nämndadministration, ekonomi, personaladministration samt kvalitetsutveckling. Enhetens fokus är utveckling, planering och samordning samt stöd och uppföljning. Utöver verksamhet- personal- och ekonomiskt ansvar för administrativa enheten ingår förvaltningsövergripande ansvar för verksamhetsutveckling, stöd i ekonomiska beräkningar och analyser samt samordning av enhetens resurser. Du ingår i förvaltningens ledningsgrupp där du aktivt bidrar så att förvaltningen på bästa sätt klarar nuvarande uppdrag och framtidens utmaningar. Du är direkt underställd förvaltningschef och rollen är därmed ett viktigt chefsstöd till denna.

Vidare kommer du som administrativ chef att samordna och leda administrativa flöden och resurser inom förvaltningen. I din roll ingår att vara operativt involverad i arbetet tillsammans med ditt team. Du kommer bland annat vara operativ inom den ekonomiska styrningen och uppföljningen. Som administrativ chef kommer du också bistå förvaltningens chefer med kvalificerat administrativt stöd rörande verksamheten i stort. Det kan till exempelvis vara intern verksamhetsplanering, samordning av rutiner och styrande dokument, digitalisering samt förvaltningsgemensamma aktiviteter. Du har även en viktig roll i planering av förvaltningsgemensamma planeringsmöten/dagar.

Några exempel på vanligt förekommande arbetsuppgifter:

• Koordinera förvaltningens interna processer och aktiviteter som verksamhetsplanering, budgetprocess och planeringsarbete 
• Vara ett stöd i ekonomiska beräkningar och analyser till övriga chefer 
• Samordna och vara ett stöd i förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete 
• Planera och utforma förvaltningsgemensamma planeringsdagar
• Ansvara för förvaltningens servicenivå gentemot besökare 
• Ansvara för lokalfrågor där du bland annat ingår i husets grupp för samordning av fastighets- och lokalfrågor 
• Samordna förvaltningens kris-och säkerhetsarbete 

Du representerar förvaltningen i olika ekonomiska nätverk i kommunen, exempelvis gällande inköp och upphandling men har även en viktig roll i nätverk för administrativa frågor inom ansvarsområdet.

Kvalifikationer

För att lyckas i detta uppdrag har du en adekvat akademisk examen eller motsvarande erfarenhet som arbetsgivaren finner lämplig. Du har flerårig ledarerfarenhet, van att leda i en politisk styrd organisation samt erfarenhet av nämndarbete och dess mål- och budgetprocess.

Som person är trygg i dig själv, har lätt för att skapa och upprätthålla goda relationer samt en analytisk förmåga och kompetens att göra ekonomiska beräkningar och dra slutsatser av dessa. Du har ett intresse av att leda och utveckla verksamhet samt en vilja att utveckla dig själv tillsammans med kollegor och medarbetare. Ditt ledarskap präglas av en öppen och rak kommunikation samt god samarbetsförmåga. Som ledare vill du locka fram det bästa hos dina medarbetare genom ett tillitsbaserat förhållningssätt. Du är resultat- och målinriktad och bjuder in till dialog för att skapa delaktighet, och uppmuntrar till ett arbetsklimat präglat av kreativa och innovativa lösningar. Då rollen är bred och du kommer att utföra arbetsuppgifter inom flera områden behöver du vara prestigelös, serviceinriktad och ha en förmåga att se vad som behöver göras, när det behöver göras. Du besitter också en god självinsikt och mod att agera utifrån ditt uppdrag samt en god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift.

Det är meriterande om du har erfarenhet som verksamhets- eller ekonomicontroller, flerårig erfarenhet av förvaltningsövergripande ledning och styrning, kunskap och erfarenhet om förändringsledning.

Vårt erbjudande till dig!                                                                                                       

Vi vill att du ska få rätt förutsättningar att trivas, utvecklas och lyckas med ditt uppdrag. Vi erbjuder dig en engagerad förvaltningschef samt fem chefskollegor och ni ingår alla i förvaltningschefens ledningsgrupp för förvaltningen. Ni träffas regelbundet för input och samtal kring gemensamma frågor, men har även ett spontant och vardagligt erfarenhetsutbyte eftersom vi jobbar nära varandra. 

Till din hjälp får du även ett antal stödfunktioner där det centralt i kommunen bland annat finns HR-avdelning, ekonomiavdelning och kommunikationsavdelning. Det finns också medarbetarstöd att få via kommunens utförare av företagshälsovård.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Välkommen med din ansökan!

Villkor

Tillsvidareanställning