Möteskoordinator till Köpings kommun - vikariat - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Gillar du att planera, koordinera och ge service i världsklass? Då kan rollen som möteskoordinator vara något för dig! Nu söker vi dig som vill ansvara för arbetet med att boka in och planera möten i vår kommunala konferens- och evenemangslokal Forum.

Tjänsten är ett vikariat på 1 år med start i oktober 2023.

Arbetsuppgifter

Som möteskoordinator har du en bred och koordinerade roll där du ansvarar för att boka in och planera möten av olika storlekar. Det kan vara allt från det lilla mötet till det stora eventet. Marknadsföring ingår i dina uppgifter så som att sälja in Forum som en plats för konferenser och möten. 

Tjänsten innefattar arbetsuppgifter så som:

* Ansvarar för befintligt bokningssystem, se till att all information finns samt är korrekt.

* Ansvara för att ta emot, sälja in och boka externa mötesförfrågningar.

* Ansvara för korrespondens, offerter, ändringar, avbeställningar, mm från olika mötesaktörer.

* Se till att konferensrummen är representativa och att all utrusning fungerar som den ska.

* Förbereda fika och lättare lunch till konferensgäster

* Ha en teknisk förståelse för konferensutrustning, WIFI, Skrivare, nycklar mm.

* Allmänt kontorsarbete, administration och fakturering.

* Samarbeta med Köpings kommuns näringslivsavdelning.

* Ge förslag på utveckling och effektivisering av det dagliga arbetet och bokningssystemet.

Arbetet kan stundtals vara fysisk krävande.

Kvalifikationer

Vi letar efter dig som sätter kundens behov i centrum och lever för att ge service och gott bemötande i världsklass. Du värdesätter samarbete och kontaktskapande. Det är av vikt att du gillar att bygga yrkesmässiga nätverk och sälja in förslag samt marknadsföra de möjligheter Forum kan erbjuda i event och konferensupplägg.

Du har en gymnasieutbildning med minst 2 års arbetslivserfarenhet inom serviceinriktad roll. Utbildning inom besöksnäring eller marknadsföring är meriterande. Du måste ha tekniskvana att hantera de datasystem och den konferensteknik som finns i lokalen t.ex. uppkoppling via WIFI samt ljud- och bildanläggning.

Vi tror att vi tillsammans med dig kan skapa något riktigt bra!

Varmt välkommen med din ansökan!

Villkor

Vikariat på 1 år med start i oktober 2023.

Heltid.

I vissa fall innebär tjänsten vid vissa specifika evenemang och behov även helgtjänstgöring.