Verksamhetsutvecklare ärendeprocessen/Biträdande kommunsekreterare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Brinner du lite extra för en välskött offentlig förvaltning och vill du vara en avgörande del i att den lokala demokratin fungerar? Är du samhällsintresserad och tycker om att ha koll på allt som händer i din närmiljö? Då ska du ta chansen nu när vi rekryterar en verksamhetsutvecklare/ biträdande kommunsekreterare till vårt kansli. Här får du kombinera ditt intresse för samhällsfrågor och politik med din strukturerade, noggranna och diplomatiska personlighet.

Kommunledningsförvaltningens mål är att ständigt förbättra och berika Köpings kommun genom att vara en stödjande, styrande och ledande förvaltning som tryggt för organisationen framåt. Vi driver utvecklingen av de kommunövergripande processerna dokument- och ärendehantering, besluts- och beredningsprocess, ekonomi, säkerhet och HR. Som verksamhetsutvecklare /biträdande kommunsekreterare kommer du att ha din placering på kansliavdelningen under kanslichefen. Kansliavdelningen består av sex medarbetare som ansvarar för bland annat kommunstyrelsens diarium och nämndadministration, samt handläggning och beredning av ärenden kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. På kansliavdelningen ansvarar vi för det kommunövergripande perspektivet inom en bred palett av olika områden, däribland exempelvis demokrati, folkhälsa och digitalisering. Vi arbetar också med juridik, arkiv och reception.

Arbetsuppgifter

Som verksamhetsutvecklare har du ansvar för att, tillsammans med dina kollegor, utveckla ärende- och beslutsprocessen för kommunstyrelsen och Köpings kommunkoncern. Just nu befinner vi oss mitt i ett spännande utvecklings- och digitaliseringsskeende, där vi utvecklar och digitaliserar ärendeprocessen både på den egna förvaltningen, liksom i organisationen i stort.
I det här arbetet är du och dina kollegor nyckelpersoner med ansvar för att fortsätta utveckla, effektivisera och modernisera ärendeprocessen. Du förväntas ta en aktiv ledarroll och tillsammans med den andra kommunsekreteraren driva det nätverk av nämndsekreterare och registratorer som finns i organisationen. Detta arbete sker i nära dialog med kanslichefen och är en roll där du arbetar i förvaltningens kommunövergripande uppdrag.

I uppdraget ingår även att du har en operativ roll i ärendeprocessen som biträdande kommunsekreterare. Du ansvarar tillsammans med vår kommunsekreterare för att samordna och administrera beredningen av ärenden till kommunstyrelse och kommunfullmäktige och ingår i nämndadministrationen. Som biträdande sekreterare stöttar du kommunsekreteraren med förekommande uppgifter inom nämndadministrationen och hoppar in vid dennes frånvaro. Det innebär allt från planering av sammanträden, till författande av kallelser och protokoll.

Kvalifikationer

Du bör ha en högskole-/universitetsutbildning inom exempelvis statskunskap, arkiv-och information, juridik eller offentlig förvaltning, samt ha erfarenhet av att tidigare ha arbetat med liknande arbetsuppgifter i en politiskt styrd organisation. Du behöver ha goda kunskaper i kommunallagen, förvaltningslagen och offentlighets- och sekretesslagstiftningen. Du behöver ha kunskaper och god vana av att arbeta med modern teknik och att arbeta i digitala ärendehanteringssystem.

Du behöver vara lösningsfokuserad, diplomatisk, serviceinriktad och kommunikativ. Det är viktigt att du kan ta egna initiativ och är proaktiv. Du kan identifiera förbättrings- och utvecklingsmöjligheter och motiveras av utmaningar. Du kommer att arbeta nära politiken och vara ett stöd till ordföranden såväl innan, som under och efter sammanträden i olika frågor. En stor del av ditt jobb handlar om kommunikation med andra, att vara konsultativ genom att stödja såväl förtroendevalda som tjänstemän i praktiska frågor kring ärendeberedningsprocessen och dess administration. Du behöver vara bekväm i att ha en framträdande roll där du talar inför andra och leder andra.

Arbetet är händelsestyrt och det är stundtals högt tempo. Effektivitet och noggrannhet är viktigt. Därför måste du ha förmågan att hantera flera arbetsuppgifter parallellt utan att tappa fokus och utföra dina uppgifter med kvalitet även under tidspress.

Varför ska du välja att jobba i Köpings kommun?

I Köpings kommun händer det mycket! Vi är en lagom stor kommun där vi kan locka med varierande arbetsuppgifter och en roll där du får ett tydligt helhetsperspektiv och bygger kontaktnät i med många i organisation. Här blir du mer än bara en kugge i ett stort maskineri. Hos oss finns möjlighet att själv utvecklas och få vara med att utveckla Köpings kommun!

Villkor

På aktuella kandidater kommer en bakgrundskontroll göras. Tjänsten är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) kommer att genomföras innan anställning då tjänsten förutsätter en godkänd säkerhetsprövning. Svenskt medborgarskap krävs.

Intervjuer kommer att ske löpande under ansökningstiden. Provanställning om 6 månader kan komma att tillämpas.