Nämndsekreterare/handläggare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vår nämndsekreterare går i pension under våren och nu letar vi efter dig som vill ta över rollen!

Välkommen till oss i utbildning-, kultur- och fritidsförvaltningen. Vi är Köpings kommuns största och nyaste förvaltning sedan årsskiftet, då vi gick samman två förvaltningar till en. Med fler kompetenser och roller tillsammans tror vi att vi kan nå större framgång för dem vi finns till för, medborgarna i Köping! För oss är frågor om barn, unga och utbildning samt kost, kultur och fritidsfrågor otroligt viktiga. Och vi hoppas att just du vill arbeta för det tillsammans med oss!

Till din hjälp kommer du att ha två kollegor i förvaltningens nämndadministration, men du har även andra kollegor nära då du kommer befinna dig i ett sammanhang med registratorer, kvalitetsutvecklare, ekonomer och övrig förvaltningsledning i samma lokal.

Arbetsuppgifter

Som nämndsekreterare för kultur- och fritidsnämnden arbetar du nära den politiska organisationen och förvaltningschefen på utbildnings-, kultur och fritidsförvaltningen och har en nyckelroll i planeringen inför nämndens sammanträden. Du ansvarar för att driva beredningsprocessen och samordna nämndens ärenden/ärendeplanering och administration vilket innebär att planera möten, skriva kallelser, protokoll, sekreterarskap samt att hålla i processen att färdigställa tjänsteärenden till nämnden samt expediering av beslut. Du är ett stort stöd till förtroendevalda både före, under och efter sammanträdet.

Tillsammans med registrator är du delaktig för diariehantering av både digitala och fysiska inkommande, utgående och upprättande av handlingar i vårt system (W3D3), samt viss gallring och arkivering. Tillsammans med dina nämndsekreterarkollegor i kommunen deltar du också i utvecklingsprojekt för att utveckla processen för ärendehantering.

Förutom beredningen är du även handläggare mot hela utbildnings-, kultur- och fritidsförvaltningen. Som handläggare är du med och bidrar till förvaltningens utveckling i stort. En stor del i handläggarskapet är behovsstyrt men kommer bl.a. innebära att ha hand om förvaltningens miljösamordning. Du granskar, skriver och kvalitetssäkrar beslutsunderlag utifrån kommunalrättsliga aspekter, stödjer kring ärendeprocessen samt deltar i övergripande utvecklingsarbete kring kvalitetsdialoger. Du ingår även i förvaltningens ledningsgrupp.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har högskole- eller universitetsutbildning, gärna med samhällsvetenskaplig, statsvetenskaplig, juridisk inriktning eller annan inriktning lämplig för rollen, alternativt med erfarenhet av liknande roll med flerårig erfarenhet sedan tidigare. Med fördel har du kännedom om hur en offentlig och politisk styrd organisation fungerar.

Detta är en intressant och bred roll som ger dig insyn i verksamheten på övergripande- och detaljnivå. Stor datorvana och intresse för att utveckla IT-stöd är en förutsättning då arbetet bedrivs elektroniskt i ett webbaserat ärendehanteringssystem. Tjänsten innebär såväl administrativa som kvalificerade arbetsuppgifter och förutsätter att du är bra på att strukturera, planera, prioritera och ha förmåga att arbeta med både korta och långa tidsramar. Ett krav utifrån arbetsuppgifterna är att du har god förmåga att hantera det svenska språket i tal och skrift.

Du bör ha erfarenhet och/eller kunskap av att arbeta efter offentlighet och sekretesslagstiftning och kommunallag. Du bör även ha erfarenhet från arbete med ärendehanteringssystem. Som nämndsekreterare har du många kontaktytor i organisationen, så väl med tjänstepersoner som med de förtroendevalda. Vi tror därför att du trivs med ett högt tempo, att du är självständig och vill leverera kvalitativ service till förtroendevalda, invånare och tjänstemän i organisationen.

Är det kanske just dig vi söker?

Varmt välkommen med din ansökan!